Menu

Časový manažment v práci asistentky

Časový manažment v práci asistentky

Ak asistentka nepozná alebo si nesprávne stanoví svoje pracovné priority, skôr či neskôr bude v práci stratená. Dokonca sa môže stať, že zameškané veci nikdy nedobehne. Aj také následky máva ľahostajnosť k manažovaniu vlastného času.

V novej práci by ste sa čo najskôr - napríklad v prvý deň - mali spýtať šéfa, čo na vašom poste považuje za najdôležitejšie a ktorým úlohám by ste sa vždy mali venovať neodkladne. Neskôr už sama budete vedieť rozoznávať významnosť jednotlivých zadaní vo vašej náplni práce. Ak ste v zamestnaní už dlhšie a máte pocit, že vo svojich úlohách stále akýmsi spôsobom blúdite, čítajte ďalej.

Prirodzenosťou človeka je vyhľadávanie pohodlia. Významní ľudia sa naučili túto svoju túžbu dennodenne prekonávať. Väčšina z nás však tvorí priemer a priemerný človek žije priemerný život s priemerným príjmom. V praxi to vyzerá tak, že sa vyhýbame povinnostiam spôsobom, o ktorom si myslíme, že si to ostatní nevšimnú. V práci síce pracujeme, ale ak máme možnosť vybrať si spomedzi viacerých úloh najľahšiu, venujeme sa práve tej. Bez ohľadu na to, či je dôležitá alebo nie. Moderne sa tomu dnes hovorí prokrastinácia.

Príklad: asistentka dostala od šéfa za úlohu objednať kamión na prepravu materiálu na pozajtra. Hoci vie, že môže byť problém zohnať kamión takto narýchlo, úlohu odloží o hodinu, pretože nerada telefonuje s cudzími ľuďmi. Radšej bude dokončovať svoju rozpracovanú tabuľku, ktorej odovzdanie vôbec nesúri. Celý čas odkladania je však nervózna, pretože podvedome stále myslí na to, že ju čaká telefonovanie a zháňanie dopravcu. Keď sa jej šéf o pol hodinu spýta, či už niečo vybavila, ako mu asi odpovie? „Prepáčte, ešte som sa k tomu nedostala... A to ste chceli hneď?“ Chudáka šéfa môže aj šlaktrafiť.

Najviac odkladáme tie úlohy, ktoré nemáme radi alebo im nerozumieme. V organizácii mojej práce ma najviac inšpirovala kniha Najprv zjedzte žabu (žaba = najdôležitejšia úloha každého dňa, ktorá spravidla býva tou najťažšou a často ju odkladáme). Ide o jednu z najlepších kníh o time manažmente na svete. Nebudem teraz kopírovať 21 spôsobov, ktoré Brian Tracy v knihe predkladá. Zaujali ma tri myšlienky, ktoré teraz „napasujem“ na prácu asistentky takým spôsobom, akým pomohli mne.

Podľa autora môžeme našu prácu rozdeliť asi na päť až sedem kľúčových oblastí. Ohľadom práce asistentky som sa im venovala v inom článku. Ak vám môj zoznam nevyhovuje, vytvorte si vlastný, ktorý bude presne odrážať vaše povinnosti.

Spíšte si všetko, čo robíte (aj detaily ako kupovanie občerstvenia a chodenie na poštu). Ku každej činnosti uveďte aj percentuálny podiel času, ktorý vám konkrétna aktivita v priebehu mesiaca zaberie. Napríklad ak evidenciou faktúr trávite 15 minút denne, ide o cca 3 % času pri 160 hodinovom úväzku. Nemusíte to počítať až takto extrémne presne. Ale aspoň by ste si mali vedieť zhrnúť, že cca 30 % pracovného času trávite v teréne, 10 % rôznymi evidenciami, 25 % Vám zaberajú odborné činnosti, 5 % prekecáte s kolegami atď. Cieľom je získať prehľad o vlastnom čase. Až potom ho budete môcť manažovať.

Keď budete mať zoznam hotový, dajte mu hlavu a pätu. Vyhoďte časť so zakecávaním sa, netreba na to šéfa zbytočne upozorňovať. Potom skúste úprimne zhodnotiť vaše silné a slabé stránky: očíslujte napísané činnosti bodmi od 1 do 5 podľa toho, ako dobre vám idú. Tie, ktoré takmer nezvládate, budú mať iba 1 bod. V čom vynikáte, označte číslom 5. Niekto napríklad môže mať problém telefonicky kontaktovať potenciálnych zákazníkov, ale pritom skvelo zvláda pohovory s uchádzačmi.

Takýto kompletný zoznam predložte šéfovi. Musí vidieť všetko, čo robíte, koľko času vám jednotlivé činnosti zaberajú a ako sa vy sama hodnotíte. Buďte naozaj úprimná, pomôže vám to v kariére. Úlohou šéfa je rozhodnúť, čo z vašej náplne práce má najväčší prínos pre firmu. Ideálne je, ak sa jeho výber bude zhodovať s činnosťami, pri ktorých ste uviedli 4-5 bodov.

Čo týmto chceme dosiahnuť? V knihe je príbeh o Cynthii (str. 41-43), ktorá bola zodpovedná za 17 rôznych činností. To je u asistentiek úplne bežné. Keď prišla za šéfom s tým, že sa chce venovať iba činnostiam s najväčším významom, ktoré aj najlepšie zvláda, bol ústretový a ponechal jej v náplni práce iba 3 úlohy. V priebehu mesiaca zdvojnásobila svoj výkon a šéf jej zdvojnásobil plat.

Asistentka v bežnej praxi robí „dievča pre všetko“. Je málo pravdepodobné, že vám šéf dovolí robiť celý mesiac iba 3 alebo 5 činností. Možno vám povie, že ak to myslíte vážne, pôjde do toho, ale bude si musieť hľadať novú asistentku. Rozumiete? Nevyhodí vás, ale vaša pozícia sa celkom zmení. Nebojte sa toho. Budete viac ako asistentka.

foto: Elnur Amikishiyev

Napíšte komentár