Menu

Prečo práca na recepcii nie je pre každú

Prečo práca na recepcii nie je pre každú

Pozícia recepčnej je na kariérnom rebríčku umiestnená nižšie ako pozícia asistentky, aj keď ich náplň práce sa často prelína.

Moja 45-ročná známa rieši dilemu, či sa má uchádzať o prácu na recepcii. Obáva sa, že by to miesto bolo pre ňu podradné. Vyzerá neuveriteľne dobre, takpovediac „reprezentatívne“. Perfektne hovorí anglicky. Keby chcela, prácu recepčnej by si našla rýchlo. Vzhľadom k predošlým pracovným skúsenostiam má na viac. To si myslíme obe, ale je tu jeden problém. Neverí si. Preto sa nezaujíma o vyššie pozície. Na jednej strane ju láka práca s ľuďmi, neustála komunikácia a dianie. Je si istá, že by dokázala všetko potrebné vynikajúco zorganizovať. Ale už nechce byť zatvorená v kancelárii. Na druhej strane znie v jej hlave otázka: Čo si o mne pomyslia ostatní, keď skončím ako recepčná?

Táto moja známa by si mala hľadať prácu, ktorá jej poskytne možnosť využiť doterajšie skúsenosti a skombinovať ich s jej talentom a túžbami. Mohla by to naozaj skúsiť na recepcii, len treba zvážiť, kde. Inú náplň práce má recepčná v hoteli, inú recepčná v zdravotníckom zariadení a inú recepčná v stavebnej firme.

Recepčná býva najviac videná. Pozná ju každý, kto príde zvonka. Ak je šikovná, dokáže si vybudovať množstvo kontaktov. Je to prvá osoba, ktorej sa zákazník dovolá, a posledná, ktorá ho odzdraví pri odchode. Netreba sa báť uniformy, pretože aj menej príťažlivým dámam dokáže pridať na atraktivite. Recepčná musí vyzerať ukážkovo, či už v rovnošate alebo vo vlastnom (formálnom) oblečení. Môže sa stať, že vďaka upravenému výzoru a príjemnému vystupovaniu dostane nečakanú pracovnú ponuku z inej spoločnosti.

Prácu na recepcii odporúčam ako štartovnú pozíciu pre absolventky. Je vhodná aj pre dámy, ktoré by sa chceli neskôr uplatniť ako asistentky, ale nemajú žiadne skúsenosti s administratívou. Ak máte mnoho odborných znalostí, napríklad z ekonomiky, marketingu, dizajnu, alebo sa vyznáte v podnikových manažérskych systémoch, treba veľmi dobre zvážiť a premyslieť si, kam vás môže práca na recepcii posunúť a čo nové sa môžete naučiť. Najbežnejšia náplň práce je táto:

- prijímanie a prepájanie telefonických hovorov (aj v cudzom jazyku),
- prijímanie, spracovávanie a distribúcia došlej pošty a e-mailov, evidencia odoslanej pošty, 
- práca s podnikovým informačným systémom,
- rozdávanie gastrolístkov, prideľovanie kľúčov zamestnancom,
- plánovanie stretnutí v zasadacích miestnostiach a kancelárskych priestoroch, vedenie organizačného kalendára, 
- vítanie návštev a starostlivosť o kuchynku, príprava občerstvenia,
- objednávanie kancelárskych a hygienických potrieb,
- zúčtovanie, prijímanie platieb a vystavovanie dokladov za prijaté platby,
- prijímanie reklamácií a ich distribúcia do príslušných oddelení firmy,
- kopírovanie a skenovanie dokumentov, viazanie zmlúv,
- koordinácia dodávateľov (upratovanie, čistenie akvária, IT servis...)
- administratívna podpora pre vedenie firmy, spracovávanie podkladov pre nadriadených a kolegov,
- spravovanie dochádzkového systému.

Ak sa chcete uplatniť ako dátová analytička, práca na recepcii vám v tom veľmi nepomôže. Ale stáva sa všeličo. Poznala som recepčnú, ktorá sa popri skenovaní faktúr a príprave kávy pre hostí venovala verejnému obstarávaniu. 

Čo sa týka povahy, treba mať cit k ľuďom a správnu dávku asertivity.

Na recepcii nie sú prípustné „ofuky“. Vyžaduje sa nonstop ochota a sebaovládanie. Túto prácu by nemali robiť osoby s negatívnym postojom k návštevám a k ľuďom ako takým. Je nanajvýš nevhodné komentovať a sťažovať sa, že nie ste call centrum, keď v priebehu hodiny desaťkrát zvoní telefón. Načo teda treba asertivitu?

Do firmy prišiel upravený pán a povedal recepčnej, že má dohodnuté stretnutie s výrobným riaditeľom. Ale ten nebol prítomný a ona mu nechcela hneď volať. Snáď vie, že má mať stretnutie. Usadila teda hosťa do kresla na chodbe so slovami, aby počkal. Minúty ubiehali a recepčná sa predsa len rozhodla riaditeľovi zavolať. Nedvíhal telefón. Po hodine už bola taká vystresovaná, že sa odvážila spýtať na dôvod stretnutia. Pán povedal, že má mať pohovor na pozíciu vedúceho prevádzky. Keď nebol prítomný výrobný riaditeľ, pohovory bežne robil niekto z vedenia. Recepčná tušila, čo ju čaká, keď sa prizná šéfovi, že uchádzač čaká vyše hodiny. Vypočula si, že je neschopná, uviedla pána do zasadačky a ospravedlnila sa mu.

Pánko mohol aj skôr povedať, načo prišiel. Ona nechcela byť nezdvorilá a vypytovať sa. Ale osoba na recepcii zodpovedá práve za to, aby sa takéto situácie nestávali. Musí mať pod kontrolou pohyb osôb vo firme a neignorovať návštevu, ktorej sa nikto nevenuje.

Možno ste už zažili v práci situáciu, po ktorej by ste sa najradšej od hanby prepadli pod zem. Ak ste niečo nezvládli, poučte sa, odpustite si a choďte ďalej. Ak vás šéf nevyhodil, určite máte iné kvality, ktoré na vás oceňuje a na vaše faux pas rýchlo zabudne. 

foto: kzenon

Napíšte komentár