Menu

Manažment obsluhy výroby

Manažment obsluhy výroby

Čo je obsluha výroby a čo má spoločné s prácou asistentky?

Ak asistentka pôsobí vo výrobnej spoločnosti s menším počtom zamestnancov, môže pomáhať šéfovi hľadať a vytvárať optimálne podmienky pre fungovanie výrobných procesov. Prečo by to mala robiť práve asistentka? V menších firmách na mnoho činností nie sú pridelení ľudia a tieto činnosti sa buď nevykonávajú vôbec (firma vie existovať aj bez nich – otázka je, s akými výsledkami); alebo sa úlohy vykonávajú operatívne, čiže šéfovi niečo napadne a prikáže danú vec urobiť prvému zamestnancovi, ktorého stretne. Závisí od asistentky, do akej miery sa bude chcieť angažovať v konkrétnej problematike. A tiež závisí od jej múdrosti a šikovnosti, či dokáže svojím konaním zabezpečiť profit nielen firme, ale aj sebe.

Obsluhu výroby môžeme definovať ako súbor podporných procesov nevyhnutných pre produkčnú schopnosť podniku. To znamená, že kľúčové procesy (konštrukcia, technológia, projektový manažment, výroba, montáž...) nemôžu existovať od obslužných procesov. Inými slovami: pod obsluhu výroby patria všetky činnosti, ktorých úlohou je prispievať k účinnosti výrobného procesu. Ich rozdelenie podľa literatúry [1] som v niektorých bodoch doplnila o aktivity, na ktorých sa v praxi podieľajú aj asistentky.

I. materiálové hospodárstvo
- tvorba prognóz, koncepcie a plánu materiálového hospodárstva
- obstarávanie, nákup, kontrola a príjem materiálu do skladu (skladové hospodárstvo – príjemky, výdajky, prevodky)
- distribúcia materiálu na pracoviská
- kontrola kvality polovýrobkov a hotových výrobkov
- odsun polovýrobkov, hotových výrobkov a odpadu z pracovísk
- váženie, meranie, počítanie, triedenie a balenie výrobkov
- obalové hospodárstvo

II. nástrojárske hospodárstvo
- zabezpečovanie pracovísk potrebnými druhmi náradia a výrobných pomôcok
- plánovanie potreby náradia
- vyhodnocovanie a regulácia potreby náradia podľa jeho stanovenej životnosti a výrobného plánu

III. energetické hospodárstvo
- zabezpečovanie výroby nevyhnutnými druhmi energie
- diverzifikácia energetických zdrojov
- minimalizácia technických porúch či havárií
- návrh opatrení na zvládnutie rizika rastu nákladov na energiu

IV. údržbársko-opravárenská činnosť
- evidencia strojov a zariadení, opravárenská evidencia
- plánovanie a realizácia bežnej údržby a malých opráv, taktiež stredných a generálnych opráv
- plánovanie a realizácia modernizácie, rekonštrukcie alebo renovácie strojov a zariadení
- zabezpečenie revízií elektrických zariadení, úradných skúšok vyhradených technických zariadení a pod.

V. zdravotnícko-hygienická obsluha
- zabezpečenie biologických potrieb robotníkov (dostupnosť pitnej vody, funkčné a čisté sociálne zariadenia)
- nákup hygienických potrieb (mydlá, čistiace pasty na ruky, papierové utierky)
- dostupná a plne vybavená lekárnička na pracovisku, hasiace prístroje (a ich pravidelné revízie), evakuačný plán a ďalšie náležitosti BOZP
- nákup a pravidelné prideľovanie osobných ochranných pracovných prostriedkov
- zabezpečenie potrebných školení pre všetkých ľudí vo výrobe

VI. obsluha technicko-ekonomickou dokumentáciou 
- vytvorenie systému riadenej dokumentácie vo výrobe (resp. vo firme ako celku)
- zaškolenie ľudí z výroby na manipuláciu s návodmi na obsluhu strojov, výkresmi, formulármi, prepravnými dokumentami (medzi ktorými sa často okrem dodacieho listu nachádza i faktúra) a pod.
- nákup potrebného vybavenia pre zabezpečenie dostupnosti i správneho zaobchádzania s elektronickou i papierovou dokumentáciou vo výrobných priestoroch firmy (počítače, tlačiarne, nástenky, poličky, zakladače)

Náplň práce väčšiny z vás je zaiste veľmi vzdialená podobným aktivitám. Od typickej asistentky sa totiž neočakáva obsluha výroby, ale obsluha návštev a objednávanie kancelárskych potrieb. Vaše kompetencie ale môžete začať rozširovať práve podporou manažmentu obsluhy výroby, a to celkom konkrétnym a jasným spôsobom.
Na začiatku máte 2 možnosti:

1. Dôkladne si preštudovať vyššie uvedený zoznam a vybrať si oblasť, ktorej sa vo firme nikto nevenuje (alebo ju riešia všetci a je v tom zmätok) a myslíte si, že práve tento problém by ste mohli vcelku dobre zvládnuť. Pozor, niektoré „super aktivity“ zo zoznamu so sebou nutne nesú potrebu znalosti príslušnej legislatívy. A za niektoré z nich firma platí kompetentným osobám. Ak teda niečo zanedbal váš bezpečnostný technik, môžete ho upozorniť, prípadne sa s ním poradiť. Čo sa týka problematiky BOZP, nikdy nekonajte na vlastnú päsť a už vôbec nie bez vedomia svojho nadriadeného.

2. Vytlačiť zoznam a ukázať ho šéfovi, aby vám sám určil jednu alebo viac povinností, ktorým sa máte prioritne venovať. Viete, kde často končia zadané úlohy? Zahrabané pod kopou papierov buď na stole šéfa alebo jeho asistentky. Ak vám na firme (aj na vašom kariérnom raste) skutočne záleží, vypracujte si plán úloh aj s termínmi. Ak nemávate porady, musíte ich zaviesť: minimálne raz týždenne si so šéfom prejdite zoznam vašich úloh s aktuálnym stavom ich riešenia a naplánujte ďalšie kroky. Ani si neviete predstaviť, kam takýto systém plánovania, realizácie a vyhodnocovania úloh posunie vašu výkonnosť a zviditeľní dosiahnuté výsledky!

Váš šéf by mal vedieť odhadnúť, na ktorú oblasť „máte“, či už vedomosti, schopnosti, alebo jednoducho talent. Mala som kolegyňu, ktorá bola povestná spracovávaním a vyhodnocovaním tabuliek v exceli. Vzorce jej nerobili žiaden problém, nové funkcie v exceli priam vyhľadávala. Nemusela vedieť o výrobe nič, ale vedela si vypýtať dáta, ktoré potrebovala, a potom vedeniu predkladala výstupy so skutočnou výpovednou hodnotou. Hneď by som jej zverila tvorbu prognóz, koncepcie a plánu materiálového hospodárstva. Zvládla by to aj bez technického vzdelania, pretože svojou priateľskou povahou si vedela získať kolegov a vytvoriť okolo seba spolupracujúci tím.

Ak má šéf za asistentku osobu ovládajúcu Excel iba na priemernej úrovni, ale zato extrémne zodpovednú a precíznu, ktorej sa nebridí pohyb po dielni a nebojí sa chlapov z výroby aj niečo opýtať (napr. či a kde sa vo firme nachádza zváračka, či majú k dispozícii návody k elektrickému náradiu a pod.), bola by ideálna na spísanie zoznamu strojov a zariadení s tým, že by zároveň skontrolovala platnosť revízií, naštudovala si, čo ktoré zariadenie má mať a nemá (napr. úradné skúšky tlakových nádob) a následne by vytvorila aj plán úradných skúšok a opakovaných úradných skúšok, odborných prehliadok a odborných skúšok (známe ako OPOS), revízií a kontrol zariadení. Pripájam linky na vyhlášky č. 508/2009 Z. z. a č. 205/2010 Z. z. pre zorientovanie sa v pojmoch.

Čo sa týka energetického hospodárstva, asistentka by mohla vytvoriť, alebo ak je to možné, vygenerovať zo softvéru tabuľku s prijatými faktúrami za energie za posledných 12 alebo viac mesiacov. S pomocou šéfa či niektorého z kolegov by sa mohla pustiť do výpočtov spotreby energií strojov a zariadení, aby dokázala získať čo najpresnejšie údaje spotreby vo výrobe. Tieto údaje budú veľmi cenné pre šéfa, napríklad aj pre cenotvorbu výrobkov či elimináciu zbytočných plytvaní, ak sa napríklad zistí, že stroj s vysokou spotrebou elektriny je možné nahradiť ekonomicky výhodnejším zariadením.

V oblasti zlepšenia nástrojárskeho hospodárstva nejde len o to, aby pracovníci z výroby prestali každý týždeň hlásiť, že im chýbajú závitníky alebo rezné doštičky. Keď sa už idú takéto veci objednávať, je potrebné uvedomiť si, že každá výmena nástroja znamená prestoj = plytvanie, pretože ľuďom treba zaplatiť aj ten čas, kedy stroj nevyrábal.

Obsluha výroby je problematika veľmi rozsiahla. Veľké podniky so stovkami či tisíckami zamestnancov majú tieto procesy dávno zabehnuté a zamestnaných mnoho manažérov na rôznych úrovniach riadenia. Pre každú zo šiestich vymenovaných základných zložiek obsluhy výroby je zamestnaných niekoľko vedúcich pracovníkov, preto asistentka nebýva do týchto činností zainteresovaná. Jednoducho nie je potrebné ani žiaduce, aby sa „vŕtala“ v náplni práce a kompetenciách svojich kolegov. Okrem toho veľké firmy mávajú také obraty, že sem-tam nejaké finančné úniky si ani nevšimnú. Pre malé firmy (do 50 zamestnancov) sa plytvanie môže stať likvidačným. Preto šéf potrebuje asistentku, ktorá má záujem o firmu a jej výnosnosť a vzostup. Tento záujem môžete ukázať práve zapojením sa do vyššie vymenovaných aktivít s cieľom jednotlivé procesy optimalizovať a zefektívňovať, čiže minimalizovať finančné a časové straty (napr. keď zamestnanci veľa času strácajú hľadaním náradia), reklamácie či odpady z výroby (nepodarky a pod.).

Dôsledkom zanedbaného manažmentu obsluhy výroby sú vysoké straty v základnej výrobe, čiže v kľúčových výrobných procesoch. Príkladom sú už spomínané prestoje, poruchy a následné odstávky strojov (kvôli zanedbanej údržbe), nepodarky (z dôvodu nedostatočnej kontroly vstupného materiálu, alebo aj nedostatočnej distribúcie výrobnej dokumentácie medzi výrobných pracovníkov, absencia školení, chýbajúce výrobné postupy a pod.). O úrazoch radšej ani nebudem písať.

Samozrejme, zabezpečenie čo najlepšej obsluhy výroby tiež stojí firmu náklady. Tu sa šéf dostáva do bodu, kedy musí zistiť, či má alebo nemá zabezpečenú dostatočnú obsluhu. Ak výroba „hladko klape“ a výrobné procesy fungujú spoľahlivo a bezporuchovo, asi netreba hľadať problémy tam, kde nie sú. Vždy sa však oplatí skúmať plytvania. Aj investície do obslužných procesov môžu byť zbytočne prehnané.

Dovolím si prevziať obrázok [1] a popísať vám grafické znázornenie znižovania strát vo výrobe v závislosti od vynaložených nákladov na obsluhu výroby.  

No – náklady na obsluhu (EUR)
Ns – straty v základnej výrobe spôsobené nedostatočnou obsluhou (EUR)
Nc – celkové náklady (EUR)

Optimum je podľa autorov [1] v bode, kde súčet celkových nákladov v prepočte na jednotku výroby je minimálny:

Opt = min (No + Ns) = min Nc

Väčšina asistentiek asi skončila s čítaním tohto článku hneď na začiatku. Ak ste sa dostali až sem, ponúkam vám zrozumiteľné vysvetlenie vyššie uvedeného. Obrázok som trochu upravila:

Ak vo firme nie je dostatočne zabezpečená plynulosť obslužných procesov (nesprávne dodaný základný materiál, chýbajúci pomocný materiál, chýbajúce nástroje, zdĺhavá medzioperačná doprava, častá poruchovosť strojov, ktoré nemá kto opravovať), zvyšujú sa náklady na procesy v samotnej výrobe a v konečnom dôsledku vznikajú straty. Ak sa dve hodiny vyrába niečo, čo sa za optimálnych podmienok malo vyrábať hodinu, zákazník tú hodinu navyše nezaplatí. Ak firma postupne začne prijímať opatrenia (zamestná údržbára, nástrojára, kúpi ďalší vysokozdvižný vozík a zaškolí ešte jedného pracovníka), míňajú sa peniaze na tieto opatrenia, čiže rastú náklady na obsluhu No. Zároveň však začínajú klesať pôvodné vysoké straty Ns. Čoskoro sa stane, že finančné straty budú na rovnakej úrovni ako náklady obslužných procesov, čo môžete vidieť na obrázku ako červený bod, v ktorom sa priamka a krivka pretína. Pre názornosť som označila, že straty Ns (povedzme za obdobie jedného mesiaca) boli vo výške 2300 Eur a náklady na obsluhu No tiež, čo spolu dáva sumu 4600 Eur. Ak firma do obsluhy ďalej investuje a v ďalšom období sa dostala na sumu 2550 Eur, pričom straty už klesli na 2000 Eur, celková suma činí 4550 Eur, čo je menej ako v mieste červeného bodu. Snažila som sa kresliť v mierke, čiže ak by sme sa so žltou prerušovanou čiarou posúvali doprava, tento celkový súčet by ďalej rástol. V mieste tejto žltej čiary je skutočne znázornené minimum. V praxi nie je možné každý mesiac zostať na rovnakých číslach, ale existuje optimálne rozmedzie, v ktorom sú straty prijateľné (existujú, ale v norme), a zároveň firma nemrhá peniazmi na prehnané snaženie o zabezpečenie obsluhy výroby.

Ako si môžete všimnúť, zelené šrafovanie som vyznačila od červeného bodu doprava. Prečo by sme sa nemohli pohybovať aj vľavo? Veď aj tam by sa určite našiel bod, kedy by súčet Ns a No dával menšie číslo ako je v bode pretnutia. Áno, je tam také miesto. Ale vľavo ešte obsluha výroby nie je dostatočná. Zaiste, vynaložené náklady nemusia automaticky vypovedať o kvalite obslužných procesov. Tá „vanička“ v obrázku s textom „Min“ znázorňuje v pôvodnom obrázku pomerne širokú zónu začínajúcu výrazne vľavo. Ja som ju trochu okresala, pretože ak šéf skutočne investuje peniaze do niektorých činností, spraví to uvážene a zmysluplne, aby sa výsledok zakrátko prejavil. Neodporúčam uspokojiť sa so stavom, kedy vám straty vo výrobe prevyšujú náklady na obsluhu. Tá oblasť od červeného bodu vľavo je kritická oblasť. Prečo? Príklad: pokazí sa stroj, ale jeden záložný má firma v sklade. Potrebuje však niekoľko ľudí, ktorí by ho dokázali presťahovať, zapojiť a spustiť do prevádzky. Nuž, ale vysokozdvižný vozík je tiež pokazený, čiže stroj nemáme ako presťahovať. Takže sa teraz nebude vyrábať?

O tom to celé je. Snažiť sa vytvoriť vo firme také podmienky, aby kľúčové procesy, ktoré firme prinášajú zisk, mohli plynule bežať.    

[1] RYBANSKÝ, R., DRAHŇOVSKÝ, J. 2009. Manažment výroby II. Trnava: AlumniPress. ISBN 978-80-8096-085-8

foto: rawpixel

Napíšte komentár