Menu

Práca s informáciami

Práca s informáciami

Ide o zásadnú časť náplne práce každej asistentky. Asistentka musí vedieť vstupné údaje správne zaradiť a nasmerovať, roztriediť alebo zredukovať, prípadne doplniť o ďalšie informácie a usporiadať do celkov.

Počas prvých dní v novej práci odporúčam vyhýbať sa hlavne redukovaniu. Počula som už viac sťažností, keď novoprijatá osoba bola príliš aktívna a začala hneď „upratovať“. Trvalo niekoľko dní, kým po jej odchode šéf a kolegovia opäť našli všetko, čo potrebovali.

Asistentka sa denne musí popasovať s telefonátmi rôzneho charakteru. Mala by čo najviac hovorov dokázať vybaviť sama bez potreby prepájať ich na šéfa či kolegov. So šéfom si musíte vopred ujasniť, v ktorých prípadoch môžete poskytnúť jeho telefonický kontakt (napr. telefonáty z úradov) a kedy v žiadnom prípade (napr. hovory z call centier). Často sa stáva, že volajúca osoba si pýta kontakt na riaditeľa firmy. Ak sa slušne spýtate, o čo ide, zistíte, že túto záležitosť by oveľa lepšie vybavil niektorý z kolegov. Príklad: nový zákazník sa chce spýtať, či by mu firma vedela vyrobiť nejaký diel podľa výkresu. Je efektívnejšie poskytnúť telefonický a e-mailový kontakt na konštruktéra, ktorému zákazník výkres môže hneď aj poslať a následne sa dohodnú ohľadom technických náležitostí. Šéfa potom stačí len stručne informovať, že volali z novej firmy a posunuli ste to konkrétnemu kolegovi. Číslo volajúceho si pre istotu zapíšte, keby ho náhodou konštruktér omylom vymazal.

A sme pri ďalšej téme. Asistentky, budujte si vlastnú databázu informácií. Väčšina z vás má prístup do informačného systému firmy, takže urobíte krok navyše, ak zapíšete potenciálneho zákazníka do systému aj s jeho telefónnym číslom a môžete dodať malú poznámku k tomu: dňa 28.2.2018 dopytoval diel, riešil to p. (meno konštruktéra)

Práve asistentka je vo firme osobou, ktorá má najviac zahltenú e-mailovú schránku. Nech si už zvolíte akýkoľvek systém pri triedení elektronickej pošty, denne kontrolujte, či ste omylom neprehliadli niektorý prijatý e-mail. Často sa stáva, že omylom kliknete na prijatú položku a hoci si ju neprečítate, označí sa ako prečítaná. Vy ju tak následne prehliadnete. Kontrolujte aj priečinky spam kôš, či sa tam tiež omylom niečo nedostalo. Keď chcete niečo poslať šéfovi alebo kolegom, vždy sa pýtajte samej seba: je to naozaj nutné? Najmä keď pošta obsahuje veľké množstvo (možno aj zbytočných) príloh. Najdôležitejšia vec pri posielaní e-mailov: VŽDY SKONTROLUJTE PRÍJEMCOV.

Kolegyňa používala e-mail s názvom recepcia@... Keď som začala písať re... do kolónky príjemcu, našepkávač v Outlooku mi ponúkol možnosť, ktorú som bez pozretia automaticky potvrdila. Následne pani s menom Re... dostala odo mňa správu: bežkaj prvá na obed, ja pôjdem neskôr. Ihneď som sa jej ospravedlnila, zobrala to s humorom. Horšie by bolo, ak by ste poslali správu tu máš kontakt na toho somára priamo dotyčnému pánovi.

K asistentke množstvo informácií prúdi cez kolegov. Ona je zodpovedná za ich „filtrovanie“, aby šéfa zbytočne neoberali o čas. Buďte však empatická. Neodháňajte človeka, ktorý za vami príde s dôverou, že mu pomôžete, poradíte. Na každého sa pozerajte v prvom rade ľudskými očami. TO JE PROFESIONALITA. Nie arogantný prístup, aby sa k vám ľudia báli čo i len priblížiť.

Elektronické a papierové dokumenty. Asistentka v novej práci nesmie nič vyhodiť a nič vymazať, kým si nebude naozaj istá, čo v danej firme je a čo nie je dôležité. Mnohé spoločnosti majú vypracované interné smernice o archivácii dokumentov, a preto neskartujú ani to, čo legislatíva dovoľuje. Nie je vhodné bez vedomia nadriadených presúvať súbory na spoločnom serveri. Mnohí kolegovia s danou štruktúrou pracujú už niekoľko rokov a sú zvyknutí na súčasný systém. Nerobte vietor, lebo sa môže stať, že odvejete samu seba. V začiatkoch si počínajte opatrne!

Ak sa predsa len stane, že niečo nechtiac vymažete, treba sa čím skôr priznať. Mnohé firmy majú nastavené zálohovanie serverov. Horšie je, ak ste vymazali alebo omylom skartovali niečo, ale neviete presne, čo to bolo. Keby ste sa aj chceli priznať, tak nemáte s čím a bol by z toho trapas. Ak neviete, čo ste skartovali, neriešte to. Keď sa bude dokument hľadať, vždy sa dá k nemu nejako dostať. Aj keby ste omylom skartovali faktúru od dodávateľa, on sa určite ozve, že ju nemá zaplatenú a pošle ju znova. Ale ak nie ste si istá, či ste niečo vymazali zo spoločného servera, to určite riešte. V tejto situácii sa asistentke vráti jej snaha o dobré vzťahy s kolegami. Určite jej radi budú kryť chrbát, keď ich poprosí o pomoc pri pátraní stratených súborov. Nie všetko, čo vymažete, sa totiž uloží do priečinka kôš. Najlepšie je poprosiť firmu, ktorá spravuje IT. Dokážu veľmi rýchlo cez vzdialený prístup zistiť, či sa záloha líši od aktuálneho stavu. Ale povedzte im aspoň priečinok, v ktorom ste súbor (možno) zmazali.

Priznať sa s chybou je vždy lepšie ako byť o pár dní obvinená z nedbalosti, klamstva či podvodu.

foto: Mathias Richter / 123RF

Napíšte komentár