Menu

Náplň práce asistentky

Náplň práce asistentky

Náplň práce asistentky býva odlišná podľa veľkosti a zamerania firmy. Keď sa niekto hlási za fakturantku, je jasné, že bude fakturovať. Ale ak sa hlásite za asistentku, môžete sa stretnúť s čímkoľvek. Od vynášania smetí až po manažérske aktivity, a to v jednej firme.

Tu je zoznam činností, ktoré môžu, ale aj nemusia byť od asistentiek vyžadované, pretože niekde ich robí recepčná, niekde office manažérka, prípadne ekonómka, technický pracovník alebo manažér kvality. Pre lepšiu prehľadnosť som náplň práce asistentky rozdelila do niekoľkých oblastí:

ADMINISTRATÍVA
- príjem a zapisovanie klasickej i elektronickej pošty a zabezpečenie odpovedí
- vytváranie rôznych tabuliek, napríklad evidencie objednávok, zmlúv, noriem, náradia, meradiel, lekárničiek a hasiacich prístrojov
- evidencia služobných vozidiel, kontrola platnosti poistenia a spotreby pohonných hmôt
- vedenie štatistík a reportov, tvorba ďalších záznamov podľa potrieb firmy
- administratívna podpora pre verejné obstarávanie

- kopírovanie a skenovanie, zabezpečenie potrebných podpisov na dokumenty
- celkový prehľad a starostlivosť o firemnú agendu a jej archiváciu

RÉŽIA
- objednávanie kancelárskych potrieb
- nákup a prideľovanie osobných ochranných pracovných prostriedkov
- prideľovanie kľúčov, čipových kariet, mobilných telefónov a výpočtovej techniky

- podpora pri riešení IT problémov - nahlasovanie porúch informačných technológií externej firme a vybavovanie servisných zásahov
- pravidelná kontrola a optimalizácia paušálov v súčinnosti s maklérom od operátora
- komplexná starostlivosť o chod kancelárie riaditeľa, udržiavanie poriadku
- administratívna podpora pre ostatné oddelenia firmy

INTERNÁ A EXTERNÁ KOMUNIKÁCIA
- prepájanie (a filtrovanie) telefónnych hovorov
- rezervácia ubytovania a leteniek
- spolupráca s bezpečnostným technikom
- komunikácia s poistným agentom, spolupráca pri riešení poistných udalostí
- vybavovanie pracovných záležitostí mimo firmy na služobnom aute
- tlmočenie alebo dorozumievanie sa v cudzom jazyku s dodávateľmi, v niektorých firmách aj so samotným šéfom
- komunikácia s úradmi (napríklad vybavovanie potrebných oprávnení pre firmu)
- riešenie reklamácií s dodávateľmi alebo odberateľmi

ODBORNÉ ČINNOSTI
- evidencia odpadov a podávanie hlásení na úrady
- skladové hospodárstvo (príjemky, výdajky), preberanie, príprava a odosielanie tovarov

- vystavovanie cenových ponúk, dodacích listov, faktúr a upomienok
- tvorba cenníkov, samostatné naceňovanie väčších projektov (áno, aj toto robia niektoré asistentky)
- objednávanie materiálu, základná orientácia v technických výkresoch
- vystavovanie rôznych protokolov či iných dokumentov na hlavičkovom papieri firmy
- spracovávanie dochádzky zamestnancov a cestovných náhrad pre ekonomické oddelenie
- príprava účtovných dokladov
- výber zamestnancov, vedenie pohovorov a
vytváranie pracovných zmlúv

- sledovanie a vybavovanie potrebných školení pre zamestnancov
- objednávanie a prideľovanie stravných lístkov

- zodpovednosť za pokladňu
- aktualizácia vnútropodnikových smerníc podľa platnej legislatívy a noriem
- spolupráca na projektoch vo firme
- zavádzanie a udržiavanie rôznych manažérskych systémov (napríklad kvalita, environment, bezpečnosť) a z toho vyplývajúce množstvo ďalších špecifických aktivít

TVORIVÉ ČINNOSTI
- podieľanie sa na tvorbe dizajn manuálu
- objednávanie reklamných predmetov, bannerov, návrhy reklám, napríklad polep firemných vozidiel, svetelné reklamy, návrhy firemných fotografií na kalendáre

- úprava webovej stránky (výhodou pre každú asistentku sú základy copywritingu či pravidiel SEO, dokáže tak odstrániť alebo aspoň upozorniť na zbytočné chyby na webovej stránke firmy)
- zariaďovanie kancelárií, zasadačky, showroomu

REPREZENTÁCIA FIRMY
- organizovanie porád, uvádzanie návštev a nákup občerstvenia
- účasť na mítingoch, rokovaniach, výstavách či veľtrhoch
- sprevádzanie zahraničných delegátov, pracovné obedy či večere

MANAŽOVANIE
- organizácia stretnutí a služobných ciest vedenia firmy
- plánovanie výjazdov kolegov (napríklad servisných technikov)
- prideľovanie úloh brigádnikom alebo novým zamestnancom
- príprava teambuildingov, vianočných večierkov, dňa otvorených dverí

Najmä v menších firmách sa môže asistentka stretnúť s veľmi pestrou náplňou práce. Nemusí ju to odstrašiť, pretože sa viac naučí. Tam, kde je desať ľudí, sa majiteľovi neoplatí zamestnávať samostatného človeka zodpovedného za prideľovanie štyroch vozidiel alebo vybavenie kalibrácie piatich meradiel. Šikovná asistentka to hravo zvládne. Mnohé z vyššie uvedených činností stačí robiť párkrát do roka, nejde o každodennú prácu.

Častým javom v malých firmách sú kumulované pracovné pozície, čiže jeden človek môže byť zároveň skladník i fakturant. Alebo asistentka robí zároveň recepčnú i personalistku. Paradoxom je, že vo veľkých spoločnostiach môžu mať asistentky menej práce, prípadne sa nevenujú dvadsiatim veciam v jeden deň, ako je tomu v malých podnikoch. Pri hľadaní práce treba brať do úvahy aj to, že v menších firmách sú obvykle aj menšie obraty, čiže aj nižšie platy. Nie je to pravidlom, ale treba s tým počítať. Skúsenosti, ktoré tam nadobudnete, vám však neskôr otvoria mnoho iných dverí.

Ak ste v administratíve ešte nepracovali a chceli by ste sa stať asistentkou, prihláste sa na moje nové kurzy. Naučím vás všetko potrebné, aby ste si našli prácu, po akej túžite.

foto: Cathy Yeulet 

Napíšte komentár